NOVEMBER 2014

1.

Gemäß § 317 I HGB ist die Buchführung Gegenstand der Abschlussprüfung. Die diesbezügliche Prüfung wird auch im Bestätigungsvermerk (BSV) sowie im Prüfungsbericht (PB) erwähnt (§§ 321 II, 322 III HGB).

International wird dieser Prüfungsgegenstand nicht explizit genannt bzw. ist es nicht üblich, hierüber im Bestätigungsvermerk zu berichten. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Buchführung dort nicht geprüft wird. Vielmehr erfolgt die Prüfung der Buchführung im Rahmen Prüfung der Bestandteile des IKS. Die Buchführung stellt einen (wichtigen) Teil des Kommunikationssystems des IKS dar.

In diesem Sinne ist zu prüfen, ob die Buchführung den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Dies beinhaltet die Prüfung der sechs allgemeinen Grundsätze, also der Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Ordnung, Nachvollziehbarkeit sowie Unveränderlichkeit. Zudem ist zu beurteilen, ob die Belegfunktion, die Journalfunktion und die Kontenfunktion erfüllt werden. Im Sinne der Belegfunktion ist sicherzustellen, dass ein Nachweis über die zutreffende Abbildung der Geschäftsvorfälle geführt werden kann. Entsprechend der Journalfunktion sind die Geschäftsvorfälle in zeitlicher Hinsicht zu ordnen. Schließlich verlangt die Kontenfunktion, dass die Geschäftsvorfälle in sachlicher Ordnung dargestellt werden können.

In der Regel wird die Buchhaltung IT-gestützt durchgeführt. Der Rechnungslegungsstandard IDW FAIT 1 gibt Hinweise, wie die GoB bei Einsatz von IT umgesetzt werden können. Dabei sind u. a. gewisse Sicherheitsanforderungen an rechnungslegungsrelevante Daten notwendig. Damit sind die Vertraulichkeit (z. B. durch Verschlüsselungstechniken), die Integrität (z. B. durch Firewalls und Virenscanner), die Verfügbarkeit (z. B. durch Back-up-Verfahren), die Autorisierung (z. B. durch Zugriffsschutz), die Authentizität (z. B. durch passwortgeschütztes Berechtigungsverfahren) sowie die Verbindlichkeit angesprochen. Letztere verlangt, dass die Verbuchung mit bindender Wirkung erfolgt, also gewollt ist. In IDW PS 330 sind die Anforderungen zu finden, wie eine Abschlussprüfung bei Einsatz von IT durchgeführt werden sollte.

Besonderheiten sind dabei bei elektronischen Belegen IT-gestützter Geschäftsprozesse (z. B. wenn Materialverbräuche bei Lagerentnahmen automatisch generiert werden) sowie bei elektronischen Belegen IT-gestützter automatischer Rechnungslegungsverfahren zu beachten. IT gestützte Rechnungslegungsverfahren berechnen, dokumentieren bzw. buchen den entsprechenden Geschäftsvorfall. So werden gewöhnlich die Abschreibungen automatisch – im Rahmen der Organisation der Anlagenbuchhaltung – berechnet, dokumentiert und schließlich auch gebucht.

Empfehlenswert ist in diesem Zusammenhang die Dokumentation der diesbezüglichen Prüfungsfeststellungen in einem Memorandum über die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, welches im Rahmen der IKS-Prüfung oder als eigenes Prüfungsobjekt (wie die Bestandteile des Jahresabschlusses auch) abgelegt werden kann.(cf)

2.

Nicht immer ist in einem Prüfungsteam für jedes fachliche „Spezialgebiet“ entsprechendes Know-how vorhanden, insbesondere beim Thema IT.

Da auch nicht für jede Abschlussprüfung explizite IT-Fachkenntnisse gefragt sind, ist die Festanstellung eines Spezialisten für mittelständische Kanzleien wirtschaftlich meist uninteressant.

Hier kommt das Engagement eines externen Sachverständigen ins Spiel. Dies erfolgt i. d. R. unter Berücksichtigung des IDW PS 330 Tz. 47 mit Verweis auf den IDW PS 322 n. F. ("Verwertung der Arbeit eines für den Abschlussprüfer tätigen Sachverständigen").

Ferner werden im PS 322 n.F. Tz. 12 ff. die „Details“ für den „Auswahlprozess“ eines Sachverständigen beschrieben. Die Praxis zeigt, dass nicht jeder IT-Fachmann als "sachverständiger Dritter" im Rahmen einer JAP geeignet ist.

Folgende Fragestellungen sollten besonders bei der Auswahl eines IT-Prüfers berücksichtigt werden:

• Ist entsprechende Prüfungserfahrung vorhanden, auch hinsichtlich der IDW Facharbeit?

• Ist der mögliche IT-Prüfer mit dem Prüfungsgebiet vertraut (z. B. SAP, Navision)?

• Welche Zertifizierungen kann der Prüfer vorweisen?

Auch in Deutschland gilt der Certified Information Systems Auditor (CISA) als anerkannte  Zertifizierung für IT-Prüfer. Weitere produktspezifische Zertifizierungen können von Vorteil sein.

Hinweis: Es existieren bereits einige „Tageszertifikatskurse“ zum IT-Prüfer / IT-Auditor o. ä.. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass die dort vermittelten Kenntnisse oftmals nicht ausreichend sind.

Folgende Fragestellungen sollten besonders bei der Auswahl eines IT-Prüfers berücksichtigt werden:

• Welchen weiteren Tätigkeitsschwerpunkten geht der IT-Prüfer nach?

• Steht ggf. der Vertrieb von Hard- und Software im Vordergrund? Wie ist das Verhältnis von Prüfungen zum Verkauf von Hard- und Software? (Rückschlüsse zur Unabhängigkeit und Objektivität des Prüfers)

• Sind Empfehlungen und Referenzen als IT-Prüfer vorhanden?

• Hat der Prüfer womöglich zusätzlich eine IT-spezifische Ausbildung oder ein Studium?

Zu guter Letzt ist neben dem IT-Fachwissen ein gewisses Prozessverständnis wichtig, um die Abläufe im Unternehmen und somit die Umsetzung der Prozesse im IT-System (hinsichtlich der Rechnungslegungsrelevanz) vollständig nachvollziehen zu können. Dies ermöglicht eine deutlich praxisorientiertere Beurteilung der Ist-Situation und die Empfehlung zielgerichteter und unternehmensspezifischer Handlungsoptionen.(klh)

3.

Der Bestätigungsvermerk (BSV) ist gemäß § 322 VII 1 HGB „unter Angabe von Ort und Tag zu unterzeichnen“ und in den Prüfungsbericht aufzunehmen (§ 322 VII 2 HGB). Nach § 48 I 1 WPO ist der erteilte BSV zu siegeln, da es sich hierbei um eine gesetzliche Vorbehaltsaufgabe der wirtschaftsprüfenden Berufe handelt.

Daneben ist der Prüfungsbericht (PB) nach gesetzlicher Vorgabe (§ 321 V 1 HGB) ebenfalls vom Abschlussprüfer zu unterzeichnen. Der Prüfungsbericht ist das Ergebnis der mängelfreien Erfüllung des mit dem Mandanten geschlossenen Geschäftsbesorgungsvertrages (Werkvertrag).

Die Facharbeit des IDW verlangt sowohl die eigenhändige Unterschrift des Bestätigungsvermerks durch den beauftragten WP/vBP (IDW PS 400 Tz 84), wie auch die eigenhändige Unterschrift unter den Prüfungsbericht (IDW PS 450 Tz 114).

Bezüglich der Siegelführung verlangt die Facharbeit neben der Siegelung des BSV nach § 48 I 1 WPO (IDW PS 400 Tz 86) auch die Siegelung des PB (IDW PS 450 Tz 114).

In einem ausgefertigten „Testatexemplar“ des Prüfungsberichtes finden sich somit 2 Berufssiegel (unter dem BSV und am Ende des Prüfungsberichtes) mit jeweiliger/n Unterschrift/en des/der Berufsträgers/in.

Nach Auffassung der WPK hat der Mandant lediglich Anspruch auf mindestens ein „Testatexemplar“. Weitere Berichtsexemplare können als „Wiedergabeexemplare“ ausgefertigt werden, wobei bei diesen Exemplaren die persönliche Unterschrift und die Siegelführung wegfallen können (IDW PH 9.450.2).(dh)

4.

Immer wieder wird die Frage aufgeworfen, wie Bestätigungsvermerke (BSV) und Prüfungsberichte (PB) in Kanzleien und Berufsgesellschaften zu unterzeichnen sind.

Der Gesetzgeber verlangt lediglich die "Unterzeichnung" von Prüfungsbericht und Bestätigungsvermerk durch den Abschlussprüfer (§§ 321 V, 322 VII HGB), d.h. eine Unterzeichnung entsprechend der berufsrechtlichen Regelungen unter Berücksichtigung der gesellschaftsinternen Vertretungsregelung.

Nähere Bestimmungen zur berufsrechtlichen Regelung enthält § 27a der Berufssatzung für Wirtschaftsprüfer/vereidigte Buchprüfer (BS WP/vBP).

§ 27a I BS WP/vBP schreibt vor, dass BSV und PB "zumindest von dem für die Auftragsdurchführung Verantwortlichen (§ 24a II) unterzeichnet werden." Auch die Regelung in der  aktuell umzusetzenden Abschlusprüferrichtlinie (Art. 24b APRi) entspricht der bisherigen Handhabung.

In der Begründung zu § 27a I BS WP/vBP heißt es konkret: “Üblicherweise unterschreibt der verantwortliche Prüfer rechts.”

Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass der nicht für die Prüfung Verantwortliche tunlichst links unterschreiben sollte.(dh)

5.

§ 48 I 2 WPO gibt dem WP/vBP das Siegelführungsrecht, wenn er "in seiner Berufseigenschaft Gutachten erstattet". § 18 II BS WP/vBP bekräftigt diese Möglichkeit, ohne dass die Begründung zu § 18 hierauf näher eingeht.

Differenzierter setzt sich die WPK mit dieser Fachfrage im WPO-Kommentar (2. Aufl., § 48 Tz. 18 ff.) auseinander. Weitere Aufschlüsse ergeben sich aus den WPK-Mitteilungen 1999, S. 158, einem neueren Aufsatz (WPg 2014, S. 513 ff.) und dem aktuellen Skriptum FPW II/2014 (Thema 10) von PR1MUS.

Demnach ist zunächst die Frage zu beantworten, ob es sich überhaupt um ein "Gutachten" handelt. WP/vBP haben bei ihrer Berufsausübung den Berufsgrundsatz der "Unparteilichkeit" zu beachten (§ 43 I 2 WPO).

Demzufolge dürfen "Parteigutachten" nicht als Gutachten bezeichnet werden (so auch: § 20 II 2 BS WP/vBP!); sie tragen den Charakter eines "Argumentationspapiers". Parteigutachten unterliegen somit dem Siegelverbot (Begründung zu § 20 II BS WP/vBP).

Demzufolge dürfen nur Gutachten als solche bezeichnet werden, die dem Grundsatz der Unparteilichkeit entsprechen (sog. "Schiedsgutachten"). Nur für Schiedsgutachten ergibt sich somit die Möglichkeit der freiwilligen Siegelführung gemäß § 48 I 2 WPO.(dh)

6.

IT-Systemprüfung bei KMU

Diese Thematik gehört sicherlich zu den "weißen Flecken" im Wirtschaftlichen Prüfungswesen. Die haftungsrechtliche Situation im Zeitalter IT-gestützter Rechnungslegung und Geschäftsprozesse kann nicht deutlich genug betont werden, da eine Prüfung des IT-Systems zu den "Grundsätzen ordnungsgemäßer Abschlussprüfung" zählt.

Herr MA CISA Karl-Ludwig Hahne, Geschäftsführer der HMC Hahne GmbH, unser PR1MUS-Kooperationspartner, entstammt selbst einer WP-Familie und hat bereits mehr als 100 IT-Systemprüfungen - meist im Auftrage von Kollegen/innen - durchgeführt. Er zeigt in diesem PR1MUS spezial Seminar anschaulich und praxisnah die Planung, Durchführung und Dokumentation der IT-Systemprüfung bei KMU.

Hier finden Sie das Seminarprogramm und das Anmeldeformular. Die Anmeldungen werden in der Reihenfolge ihres Eingangs berücksichtigt.

Hier noch die Termine für das AKTUELLE PRÜFUNGSWESEN (APW) und das FACHFORUM PRÜFUNGSWESEN (FPW) mit den jeweils aktuellen Tagesordnungen.

Die Termine 2015/2016 der PR1MUS-Akademie für die berufsbegleitende Ausbildung finden Sie hier.

7.

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9.

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